En el transcurso de varias semanas he participado impartiendo varios talleres al sector público sobre el marco de trabajo de Scrum, logramos certificar a +100 personas certificadas de diferentes entidades públicas.
Mediante este blog quisiera compartirles algunas lecciones aprendidas de la experiencia y como hacer que estos «Elefantes empiecen a correr»
Esta analogía de los «Elefantes» la he tomado de la columna semanal del BBVA Bancomer donde se hace referencia de la necesidad de mover esos «Elefantes» pesados y lentos (entidades bancarias de alta regulación y complejas) lo más rápido posible.
Existe una frase que me gusta utilizar la cual dice «Scrum es fácil de entender, pero extremadamente difícil de aplicar». En principio suena contradictorio, pero es muy cierta.
Scrum es muy fácil de entender, en un breve resumen podemos decir que tenemos: 3 Roles, 4 Ceremonias y 3 artefectos, los cuales contienen pocas reglas y sencillas a la vez.
Todos estos elementos interactuando en diferente momento durante el ciclo de cada Sprint, siempre teniendo claro los 12 principios del Manifiesto Ágil
Entonces, porqué se convierte en extremadamente difícil de aplicar?
Compartiendo con varios de los participantes de estos talleres las estructura organizacionales y sus procedimientos actuales no se encuentran listos para dar este paso. Hay que hacer cambios de políticas y normativas en aras de que los proyectos generen el mayor valor posible para la organización y en el menor tiempo.
Por ello es necesario cambiar de su forma tradicional de trabajo, de su forma de pensar y de su forma de actuar. Dejar de lado la gestión el pensamiento tradicional y predictivo, haciendo un cambio hacia el mundo ágil y adaptativo, o hasta hacer un híbrido de ambos mundos, aplicando lo mejor de ellos. Todo esto conlleva realizar un cambio de la cultura de la organización lo cual no se logra de la noche a la mañana.
Mito 1: «Scrum es solo para proyectos pequeños».
Un error es pensar que Scrum solo funciona para proyectos pequeños, este pensamiento muchas veces lo respalda a partir de que el tamaño del equipo de Scrum es de máximo de 10 personas según el SBOK Guide tercera edición. Esto no implica que no pueda tener varios equipos de Scrum trabajando, para lo cual se utiliza el «Escalamiento de Scrum en Grandes Proyectos»
Mito 2: «Scrum es solo para proyectos de Software»
Aunque Scrum es muy utilizada para proyectos de desarrollo de Software por la naturaleza de estos proyectos y por la malas experiencias de la metodología de desarrollo de cascada, en Costa Rica se ha utilizado además en otras áreas.
«Compañías de educación, implementación de estrategia, diseño gráfico e incluso hardware ya han ejecutado agile.» Tomado de El Financiero.
No es una receta, es un marco de referencia de trabajo. Debe de existir un diagnóstico inicial para identificar cuando aplica o no un marco de trabajo como el de Scrum.
Mito 3: «En Scrum no se documenta»
Es cierto, no existe una documentación excesiva, pero si existe la documentación necesaria, en el SBOK Guide tercera edición se indica el uso de «historias de usuario», «Backlog» y el «Sprintbacklog» para documentar los requerimientos de los usuarios.
Específicamente en mis proyectos, ademas de esto, utilizó otras herramientas y documentación que no están necesariamente bajo el marco de Scrum, pero que me facilitan y ayudan a prever muchos problemas que pueda identificar en la organización.
Por último, un buen ejercicio que realizamos durante el talle fue realizar «Mi ciudad de Legos», donde yo como usuario final no tenía claro que era lo que quería en su totalidad, y cada iteración al ir conociendo el producto solicitaba cosas nuevas o modificaba los requerimientos iniciales (típico de los usuario finales).
En este pequeño ejemplo se evidenció lo difícil que es iniciar los trabajos e interactuar entre varios equipos de Scrum y entre todos como equipo llegar a una misma meta. Pero también, quedó claro la aplicación de la teoría de Tuckman y además como al utilizar las reuniones de revisión en cada ciclo se aclaraba cada vez más el alcance del entregable.
Existen muchos «Elefantes» pero no es imposible hacerlos correr en este mundo que cambia velozmente.
Para finalizar, un gran agradecimiento a #Cenfotec en Costa Rica por organizar todas estas capacitaciones y a #Certiprof por todo el apoyo brindado. Seguiremos aportando hacia una Costa Rica Ágil.
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